Productiever worden met een virtual assistant

Productief zijn en worden willen we allemaal. Het kost je meestal wel een tijd voordat je écht productief wordt als ondernemer. Een virtual assistant kan jou helpen productiever te worden. Met een aantal aanpassingen binnen jouw werkroutine en het uitbesteden van bepaalde taken kun je grote stappen zetten en blijvende veranderingen creëren.

We starten bij het begin; productief zijn, wat is dat precies? Productiviteit kun je vertalen als het focussen op de juiste taken en deze ook gedaan krijgen.

Productiviteit is niet zoveel mogelijk doen in zo weinig mogelijk tijd. Productiviteit heeft alles te maken met het daadwerkelijk doen van dingen. Het gaat over het produceren van resultaat en ervoor zorgen dat planningen uitgevoerd worden. Een virtual assistant kan je hier uitstekend bij helpen.

Hoe word je productief?

Hoe worden we productiever dan we nu zijn? Productiever worden hangt samen met een aantal factoren.

Voorkom teveel switchen

Het is belangrijk om op een dag niet teveel van taken te wisselen. In het geval van een virtual assistant werkt zij doorgaans voor veel verschillende opdrachtgevers. Als zij haar gehele werkdag blijft schakelen tussen 4 opdrachtgevers is ze aan het einde van haar werkdag uitgeput en kan ze zich waarschijnlijk niet meer goed focussen. Dit komt doordat onze hersenen het niet fijn vinden om veel te schakelen. Het schakelen tussen taken kost ons daarnaast tijd. Iedere keer dat we wisselen van taak (zoals de virtual assistant), blijven een deel van onze hersenen hangen bij de vorige taak en daalt tijdelijk ons IQ. Dit maakt dat doorwerken op dat moment je meer moeite kost.

Teveel prikkels

Dit gaat over zowel interne als externe prikkels. Onderschat namelijk je interne prikkels niet. Onze hersenen zijn gebouwd om optimaal te werken. Wanneer jij een taak uitvoert die saai of eentonig is gaan je hersenen automatisch op zoek naar meer prikkels. Je kunt dit voorkomen door op dat moment sneller te gaan lezen of een andere uitdaging toe te voegen aan je taak zodat je hersenen weer ‘geprikkeld' worden en je minder afleiding zult ervaren.

Te moe zijn

Als we moe zijn, werkt je interne filter (het filter wat bepaalt welke prikkels door mogen naar je hersenen) minder goed. Dit is de reden dat wanneer we moe zijn we niet in staat zijn om goede beslissingen te nemen. Ook zal je merken dat je bij iedere prikkel uit je concentratie wordt gehaald. Al deze concentratie interrupties zorgen ervoor dat je minder productief bent op zo'n dag.

Wat kan de virtual assistant hierin doen?

Door met een virtual assistant te gaan werken word je productiever omdat je aan minder dingen hoeft te denken. Als jullie een goede match zijn zul je merken dat jouw virtual assistant aan een half woord genoeg heeft. Dit betekent dat de taak al is gedaan – of op de planning staat – nog voordat jij het hebt uitgesproken. Wat voor jou als bedrijfsleider een groot voordeel is, is dat je aan minder dingen hoeft te denken wat jouw bedrijfsvoering betreft. Je krijgt rust want je weet dat het in goede handen is.